累了一天不知道忙什么？问题的核心是精力管理，波士顿矩阵内训课(怎样表达忙了一天 很累)

文 | 明哥，前麦肯锡战略咨询顾问，埃森哲管理咨询顾问，一个喜欢用思维导图架构PPT的老司机，欢迎关注，一起成为职场精英。

先来个小练习

请根据自己的实际情况，在每道题之后选择“是”、“否”或“说不清”：

• 你养成了为第二天要做的事做出事先安排的习惯。
• 每天上班后的第一件事是将全天工作排出顺序。
• 你经常拒绝参加对你来说没有必要出席的party。
• 对于可能打乱你一天时间安排的人，你坚决说“不”。
• 你做任何事情都习惯于为自己设定时间限制。
• 你习惯于一次性地处理大部分的文书工作。
• 你不但珍惜自己的时间，也非常珍惜别人的时间。
• 你如果为自己制订了时间计划，你总是能坚持下去。
• 你经常反思和调整自己的时间管理的方法。

自我评分，针对上面的9个问题，每个题选择“是”得1分，选择“否”或“说不清”得0分。

• 如果你得8分或以上，说明你的时间管理的水平较高；
• 如果你得6分或7分，说明你的时间管理尚可；
• 如果你得5分或以下，说明你的时间管理需要进一步提高。

如果你是5分或以下，你一定已经知道“累了一天不知道忙什么？”的原因了，因为你不善于时间管理，时间都被浪费掉了，比如都在忙一些没有太多价值的琐事，又或者因为不善于说“不”导致别人有事总来找你帮忙，由于你的有价值的核心工作缺乏足够的时间投入，成绩自然不会好到哪儿去，因此也才会忙了一天、累了一天，洗洗睡了才发现好像什么也没干出来。

请细想一下，大部分情况下，我们的时间是不是因为下面的4个原因而被荒废了呢？

（1）工作缺乏计划性。

由于缺乏工作计划我们会经常把时间花在一些无关紧要的事情上，而最应花时间的任务却因时间不够而无法完成。

（2）习惯性的拖拉。

主要表现为：因工作不能按时完成而拖拉，因做事犹豫不决而拖拉，因过分地追求完美而拖拉。

（3）嘴上的时间浪费。

例如，热衷于请客吃饭；沉醉于谈天说地；痴迷于煲电话粥；与客户沟通不得要领，罗里罗嗦，废话连篇。

（4）不会拒绝干扰。

有时我们会错误地认为满足同事、朋友或客户的所有请求，可以取悦他们，从而获得他们的支持。结果是，有求必应，不会拒绝别人的干扰。你不会拒绝，别人有事总来找你帮忙，你不但招架不住，而且你的大量时间消耗在了别人的手里。

因此，我们需要进行时间管理，因为它太重要了。

关于时间管理，今天重点以波士顿矩阵（也叫四象限分析法）为原型，并在此基础上进行时间管理的研究和探讨，文末有资源分享。

一、什么是波士顿矩阵？

波士顿矩阵，又称四象限分析法，是波士顿咨询集团首创的一种规划企业产品组合的方法，波士顿咨询公司通过对57个公司的620种产品的调研，发现了一个普遍规律，即市场占有率高的公司，质量高，研究开发及促销费用占销售额的比重高，资金利润率也高；反之，市场占有率低的公司，资金利润率也低。

因此，问题的关键就在于，要解决如何使企业的产品品种及其结构适合市场需求的变化，如何将企业有限的资源有效地分配到合理的产品结构中去，以保证企业收益，由此就诞生了一种规划企业产品组合的波士顿矩阵。

• 销售增长率低、市场占有率高的产品群（现金牛类产品）；
• 销售增长率和市场占有率“双高”的产品群（明星类产品）；
• 销售增长率和市场占有率“双低”的产品群（瘦狗类产品）；
• 销售增长率高、市场占有率低的产品群（问号类产品）；

波士顿矩阵本质是就是“销售增长率”和“市场占有率”两个维度组合的一个矩阵图，通过这个矩阵，我们发现了销售增长率和市场占有率都很高的明星产品，这也是企业持续发力的方向，正是因为波士顿矩阵可以掌握产品结构的现状及预测未来市场的变化，进而有效地、合理地分配企业经营资源，因此被很多企业用来进行产品规划。

随着波士顿矩阵应用的深入，我们发现了更多的2*2矩阵，比如下面的重要紧急性原则，也是典型的2*2矩阵，也许是因为结构相同的原因，很多书籍把四象限原则认为是波士顿矩阵，我就随大流，认同这个观点吧。

二、工作的两种划分

（1）按重要程度划分

谁都知道，重要的工作需要花费较多的时间和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花费较少时间去做。

但很显然，很多人并没有遵守这个规则。

（2）按紧急程度划分

按工作的紧急程度划分，有些工作特别紧急，需要马上处理，按照优先顺序的原则，紧急的事排在前。

有些事不太紧急或不紧急，可以往后推一推，根据优先顺序原则把不太紧急或不紧急的事排在后面。

（3）第Ⅰ象限：既紧急又重要的事项

紧急是指必须马上做的事项；重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。

例如销售部经理要处理客户投诉。需要职业经理临“急”不乱，能够使顾客对你的解释或处理结果接受和满意。

如果顾客投诉增多，每天都要处理类似事件，则要考虑产品是否出了问题？销售人员的销售或服务水平是否降低？

（4）第II象限：重要但是不紧急的事项

例如销售经理制定下属员工奖金提成及发放规定虽然非常重要，但可以拖一段时间。

然而一旦这些重要的事项没有在限定的时间内完成，等到要上交或实施时才着急去做，就变成第一象限的工作——既重要又紧急。

一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，但是，由于每天忙于琐碎事务，经常把重要的事搁置起来或认为还有时间，结果做了次要的事反而将重要的事拖到最后一刻，不仅时间仓促，质量和效果也不能令人满意。

小提示：

我们应把重心放在第二象限的工作，也就是优先处理重要但不紧急的事项。

三、时间管理的三条建议

第一、把每天要做的事列一份清单

第二、确定优先顺序，从最重要的事情做起

第三、每天都这么做。

如何寻找正确的做事顺序？

（1）日内的事，优先做“重要且紧急”的事情；

（2）周内的事，优先做“重要但不紧急”的事情；

第四、学会说“不”

拒绝别人不是简单的说“不”，说“不”并不是拒绝一切，说“不”但把同事惹恼了，把朋友惹恼了，把客户惹恼了，也就没有事业的发展机会了。我们可以通过掌握说“不”的技巧，躲过无穷无尽的“多余”的琐事和各种各样的时间浪费：

• 用制度拒绝干扰。
• 不要使用“挡箭牌”。
• 拒绝时保持和颜悦色或夹带赞赏。
• 拒绝的态度要坚决果断。
• 在拒绝中争取主动的地位。
• 拒绝时要避免争吵。
• 拒绝时要坚持“对事不对人”。
• 拒绝后附带提出建设性的意见。

后记

分享一个我总结的提高时间管理的3个步骤：

第一步：制定计划

• 确定28天阶段小目标，（1）持续28天（2）每天1~3小时（3）完成至少1个小目标（4）新尝试、新选择（5）培养新习惯
• 先确定今年年底的小目标
• 确定明年的小目标
• 确定个人未来的小目标

第二步、精力管理

• 被动休息：饿了、渴了、困了，听从身体
• 主动休息：5分钟休息，早睡早起
• 仪式休息：饭后休息、旅行

第三步、提高专注力

• 刻意训练如阅读、写作
• 独立空间式专注
• 专门的的地方练专注
• 番茄钟式训练（25分钟全专注+5分钟休息）
• 断网式专注

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