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「应急方案」财务共享服务中心的危机管理
本文3076字，阅读时间约7-15分钟。
2022年的新冠对所有企业都是一个打击，作为企业数据、核算中心的财务共享服务中心，无论是一个部门还是以公司法人作为主体，都遇到不小的挑战，也再次提醒FSSC的有关管理人员，不要忽视应急预案以及危机管理。特撰写了可能遇到的问题以及应急方案建议，供参考。
疫情带来的应急提醒
疫情要求的隔离问题，曾经让在武汉的共享中心遇到巨大的挑战，员工无法返回企业，正好时临春节，也让很多回家过年的员工无法及时返工工作地。而共享中心往往又承担了与业务息息相关的核算、资金、报销等一系列支持型服务。
同时为了应对隔离期间供应链、销售模式改变，对所有部门提出了新的要求，例如快速反应，调整资源、提供支持？
原本以为疫情已在控制中，不想无症状零散病情出现，继续忽然隔离部分人群，也隔离过一个区域、某些机构企业，如何面对这样额外意外的发生，虽然这是偶然的，但是一旦发生却让人措手不及。
应急方案设计思路
特别撰写了这篇有关应急方案的内容，防范于未然而不是仅仅纸上谈兵，虽然大部分企业内部标准、科学管理以及上了一个台阶，但是关于危机处理与风控相比海外五百强企业还有很多需要学习与改进的，这里以FSSC（财务共享服务中心)为例，分享一些应急、风控方案的建议。
通常紧急方案会思考：如何保证当下日常的工作？如何应对紧急需要提供的支持？是否需要优化并形成制度？
保证当下工作，这类之前的思考，在疫情之前可能更多是围绕来自系统宕机、服务器被攻陷、误操作导致的数据丢失、系统上线或者跨系统链接初期的问题相关的，这次疫情给FSSC的运营管理带来新的思考。就是距离，远程办公的可能以及企业数据安全以及相关的权限管理是重点。
FSSC要考虑在不同场景下完成工作任务的备用方案，设计思路可以围绕人、财（资金、资源调拨）、物（设备、系统、制度）展开：
首先是人的问题，如果没有人来执行工作，通过什么方法来解决；
其次是资金、资源，如何能够在各种环境里实现准确调拨、并符合风控要求；
第三是系统与设备，在无人状态或者特殊不可预料下的操作、维护、维修；
第四，要思考的是制度保障，所有工作都需要有规则、要求才能保障；
最后是特殊、不可预料事件下的快速恢复。
应急方案建议
幸而信息系统、技术的发展为不同场景下实现正常办公，提供了技术支持，比如RPA、人工智能、机器人、物联网等；业务外包也解决了部分人员的工作，如果企业当下没有这个发展规划和预算，或者并没有发展到足够大的规模，并不需要为了应急而采购信息化的系统，包括作业外包托付。
假如遇到人员无法返回固定办公场所办公，那么可以这样做：
1、统一申请、统一安排：本地化部署一般统一提交VPN权限申请，制作远程操作手册或指导员工远程安装、调试需要的办公系统，采用远程登陆服务器；统一沟通、决策方式，例如电话、视频会议的方式、时间、要求、机制，采用哪种方式交流，建议采用普通一线就能使用、简单操作的工具；
2、责任人确定，权限管理明确，应急项目中的决策人制定，尤其是特殊情况下最高管理者未必能够亲下一线来进行现场管控，需要设定应急责任人以及责任追溯；
3、监控管理机制，对于无法现场抵达的人员如何远程控制？如果是以结果为导向、有明确绩效指标体系、由系统可捕捉工作过程的企业相对容易管控，对于其他或没有这么明确量化指标可以监控的企业，建议短时间内以人为本，从尊重员工的方式来进行监督，超越一周以上的建议要设计相关考核制度。
比如疫情要求的监管人员进出、测温、回复身体状况、消毒等这类非短期工作就可以设定相关的人员、工作机制以及监管要求，建议应急期间每天进行日常监控分析，提供重大事项提示以及指标预警。
4、信息公开，应急时传递信息很重要，尤其是疫情这样会影响到全公司业务的公共危机，更加不能阻止信息传播，要设计好信息传播的统一渠道，至少要每天推送信息。
5、信息安全与备份，所有员工工作过程与结果都会产生各种数据，不乏与公司业务、无形资产相关的智慧结果，需要做好响应备份、数据安全管控。充分做好各类远程办公工具的使用方法宣导，通过推文、在线培训、考试等方式加强员工对于远程办公信息安全的意识。
工作支持方面
关于常规工作在应急期间、特殊时期的重要安排可以这样设计：
1、资金结算一般通过银企直连、第三方代收付、机构银行U盾可以是实现7*24小时不间断，重要的是特殊时期预算外资金的审核与调拨；
2、税务方面如果是大范围的普遍情况例如疫情、假期，税务单位原本就会延长申报时间，大部分系统都支持标准税率计提，相比其他难度低一些，特殊情况也可与税务单位适当进行沟通，2021年后电子发票普及会更有利于税务结算。很多企业系统有自动申报、自动查验发票等功能，这方面自不用担心。
3、报表合并、核算月结部分在很多企业还依靠大量人工，有财务共享服务中心的企业可调用RPA取数、结合合并报表平台及核算系统能够大部分自动实现报表生成，相对问题不大，只是在没有实现全部电子档案前，纸质凭证需要制作、打印与存档，要注意跨地区提交的签收与留存。
4、系统的稳定是非常重要的基础，除了自有IT人员日程监控（对于核心财务系统的用户活跃度、业务量以及服务器使用情况做到日监控，周汇报外），外部供应商的维护响应很重要，尤其是假日、高峰、危机时刻，一般可以协议要求1小时内响应 ，24小时内解决，就是会增加维护费用。涉及重要流程升级、尽量合并升级内容，减少升级次数；；
5、寻找内部团队传递信息的渠道，特殊时期充分利用各种传播工作做好培训、方法宣导，做好各类远程办公工具的使用方法宣导，提升员工远程办公的效率，通过多种正向信息传递渠道、在线培训、考试等方式加强员工对于远程办公信息安全的意识。
6、应急或新业务的支持，例如疫情期间不少企业开立了新的产线、销售方式，这类应急业务的推动以及纳入共享中心，主要对财务系统需求的功能相似，早期为了推行新业务最快上线，也在摸索新模式，有关风控可能不够完善，要做好在“绿色通道”后的监控与共享服务质量稽核。
日本在地震应急中的行为可谓全球赞誉，其实对于企业来说各种情况都可能发生，疫情只是一种，管理者危机、公司信誉危机、经营危机等各种都有可能发生，不光是工作包括个人也需要设计自己的应急方案。
关于更多应急预案欢迎留言或与我们沟通，心得或者经验皆可，有想了解的内容也可以和我们联系，最新与上海交大合作的数字化转型训练营推荐学习，有关介绍如下：新课程内容：数字转型训练营（点这里）
作者陈莲，转载请注明作者与出处。
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陈莲 FSSC专家、财格网络总经理
曾任CFO良师益友副总经理、负责安越CFO最佳实践中心、担任行动教育旗下研发机构五项管理首席知识官、“数字管理之父尤登弘”研发助教。从事企业人力资源管理多年，就任培训咨询十余年，负责有关知识管理、课程研发等，自2012年起接触财务共享话题，累计访谈了近400名CFO、财务总监、四大合伙人、FSSC领域资深专家；
走入数家建立财务共享服务中心的知名企业深入沟通与交流；建立近百人的FSSC专家团，包括来自阿里巴巴、亚马逊、立邦、TCL、孩子王、万达、协鑫、友邦、阳光保险、美菜网、喜力、WPP、蒙牛、复星、中粮可口可乐、华夏幸福等共享中心负责人；财大、对外经济贸易大学、人大院长、主任；撰写财务共享领域唯一的案例册以及访谈册；财务共享领域内容第一媒体“FSSC” 主要撰稿人。IPA、IFA。
一、小企业财务外包的主要形式
(一)应收账款外包
小企业与外部财务公司建立良好的合作关系，将应收账款交由他们进行核算。应收账款在小企业的流动资产中占有相当大的比例，应收账款能否在短时间内进行变现或缩短变现周期，对小企业来说十分重要。
(二)薪酬核算外包
小企业与其他外部服务商之间建立合作关系，由外部服务商负责小企业的薪酬核算工作，以使小企业将更多的精力放在战略性工作上。
(三)税务外包
税务外包是小企业将税务管理过程中的税务核算等部分事项或全部事项从相关的日常业务中分离出来，交由外部的税务服务商代为处理。这种外包可以在很大程度上降低小企业的成本。除上面几种外，小企业也可将财务资金管理外包给银行系统，将应收账款管理外包给专业化的收账公司等。伴随着信息时代和经济全球化的大力推进以及网络科技的日新月异，财务外包活动不断，所涵盖的内容不再局限于交易账目的统计核算层面，还涉及财务信息数据分析、风险检测及评估和有效控制。
二、小企业财务外包的意义
(一)降低小企业财务管理的成本
小企业将相关的财务工作交给专业的财务公司进行处理，自身不需再设置相关的财务机构并配备专门的技术人员，从而降低企业成本。
(二)提高小企业财务管理的质量
将小企业的相关财务工作外包给优秀的财务公司进行处理，弥补了小企业在财务管理人员短缺、水平不高等缺陷，使得小企业的财务信息质量得到提高，同时也能使小企业的财务工作得到各方面的认可。
(三)帮助小企业将精力放到战略性工作上
财务外包从很大程度上解决了小企业在财务管理方面的问题，能不断激励和发掘小企业的潜力，解除其后顾之忧，将更多精力放到战略性工作上，使得小企业有更大的发展。
三、小企业财务外包的风险
科学合理的财务外包机制能够有效地增强小企业市场竞争能力，可以规避财会外包过程中的很多风险。
(一)财务管理控制功能削弱风险
1.签订合同时存在的契约风险如果小企业对发包合同考虑不细致、约定不合理，就可能存在契约风险。比如有些条款规定不严谨，就可能让承包的专业机构找到降低服务质量的借口。此类风险不仅在处理过程中消耗小企业的精力和时间，而且无法达到提高效率、降低成本的目标。
2.财务成本增加的风险从实际运作来看，小企业财会外包投入成本不减反增，重点是体现在合同或者协议签订之前以及签订过程之中所实际形成的契约性投入成本上。比如财会外包决策实施以后，公司对一些关键产品或者服务以及财务运作的控制能力弱化，这实质上是创新创造能力的弱化。
3.发包方财务核心能力削弱风险公司的财务管理不但涵盖了财会计量核算，还涵盖了投入成本预决算、税额筹划、账目管理等业务。实施财会外包之后，小企业的管理者可以集中精力和时间围绕市场全面创新，积极研发适销对路的产品，提升品牌竞争能力。但同时也必须看到，公司长时间不处理相关财会事务，就等于放弃了财务专业技能提升和经验积淀的机会，会对公司可持续创新发展带来一定的负面影响。
(二)财务信息安全性降低风险
小企业财务管理中会形成大量的财会信息数据，往往还会涉及一些商业机密。公司财务外包以后，相关的财会信息数据都需要传递给承包方。尽管在相关合作协议或合同中会有一定的保密条款要求，但是如果承包方内部管理不完善，就可能给小企业带来信息安全性方面的风险。财务信息安全性风险主要有以下几个方面。
1.信息被泄露的风险这是财务外包可能面临的最大风险。承包方对发包方的信息数据安全保密管理没有做到规范有效，或者是对相关操作人员的要求不够严格，就会造成小企业财会信息被泄露。尽管导致财会信息泄露的相关人员必须承担责任，但是对小企业的客观影响。
2.信息丢失的风险这种风险发生的概率也是较高的，主要是在信息数据的传输过程中由于承包机构的技术手段不先进或者操作失误而导致。如:承包机构的技术平台不够稳定，发生意外时不具备及时有效的补救能力，相关工作人员在岗位调动之后相关工作的交接不到位等，都有可能导致重要财会数据信息的丢失。
3.信息被窃取的风险这种风险发生的概率不大，但是后果比较严重，因为相关的财会数据信息一旦被窃取，小企业就再无商业机密可言。这种风险一般是由承包机构的管理制度以及安全保护机制严重乏力所致。如:客户资料没有实施专人管理，团队成员的素质能力不过硬，相关的网络平台安全密码设置不合理、计算机或者数据硬盘遭到病毒攻击等，都可能形成重要财会数据信息被窃取的风险。此外，承包机构归属服务行业，人员流动性很大，很容易发生重要财会数据信息被窃取的风险。
4.承包方本身导致的信息质量风险小企业将财务事项外包给承包机构来管理，从实质上来讲就已经失去了对这些事项的控制权。另外，合作双方在公司文化、管理方式以及价值观念等层面所存在的不同，尤其是一些跨境财会外包活动，由于合作两方在语言、文化以及意识形态等层面的差异，都可能导致承包方的服务质量下降，从而形成信息质量风险。
(三)财力管理机制弱化风险
这种风险重点体现在沟通不畅和效率不高两个层面。从目前来看，承担财会外包业务的专业机构服务能力欠缺，相关人员难以随时到小企业提供服务，而是一段时间内进行集中处理。还有一些小企业在实施财会外包之后就对整体的财务管理不再重视，这样就导致财务管理机制不仅没有通过外包行为得到加强，反而使整体工作被弱化，这对公司来说是得不偿失的。
四、小企业财务外包风险的成因
在西方一些先进国家和地区，财务外包业务被广泛推广，但在我国，这一层面的工作可以说是刚刚开始，尤其是对小企业来讲，基本上处在一个对其不甚了解的状态。财务外包在我国的小企业中进展缓慢，究其原因，主要以下几个方面的原因。
(一)财务外包市场发育迟缓，专业机构能力不足
由于起步较晚，目前我国的财务外包市场还在发展之中，少数已经开展此项业务的相关机构既缺少相关的运作经验，又缺少专业驾驭能力和专门人才，甚至会为了自身的利益需求而损害合作公司的利益。这是一些小企业不想选择财会外包的主要原因。此外，先行开展这项业务的承包机构基本上是一些会计师事务机构，但是由于这项业务烦琐且经营成效较低，这类机构并不主动去开拓市场，而是将精力放在和中型以上的企业进行业务合作上。
(二)业务层次不高
当前我国财务外包基本上还停留在代理记账这个简单的业务层面，有些经营机构甚至在财务外包业务上只能提供报表分析、纳税申报和简单收支统计等基础业务服务，难以适应小企业财务外包的倾向性需求。承包方通常不会主动地根据发包方财务信息的变动情况去分析研究发包方的生产经营状况，并为发包方经营决策提供信息帮助和决策依据。
(三)缺少统一收费标准
在我国，财务外包是一个新兴的产业领域，国家和地方尚没有对这项业务的具体收费标准实施统一规定，因此如何收费基本上是靠合作两方的谈判而定。但是，收费问题直接影响着财会外包工作的成效。伴随着财会外包业务的创新发展，肯定会有更多的高端专业人才加入，当这种专业机构实现规模发展之后，出现诸如审计市场之类的恶意竞争几乎是一种必然。因此，从当前来看，我国亟须制订和实施财务外包统一收费标准。
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内容来自用户:黄国庆
第三方支付机构外包服务管理
应急预案
序言
为确保公司各业务系统持续、稳定运行，加强外包管理，预防因外包管理的原因造成业务系统服务中断或外包协议的意外终止，并将外包风险可能造成的损失控制在最小范围内，特制定本预案
依据文件
依据《非银行支付机构风险评估指标体系》等监管要求制定本预案。
使用范围
本预案适用于外包服务商在服务中可能出现的重大缺失，尤其需要考虑外包服务商的重大资源损失，重大财务损失和重要人员的变动，以及外包协议的意外终止时应急管理。
修订记录
版本号｜日期｜修订说明｜修订人｜审核｜
1.0｜2015.4｜Xxx｜
目 录
外包定义
外包是指第三方支付机构将原本应由自身负责处理的某些事务或某些业务活动委托给服务提供商进行处理的经营行为。服务提供商包括独立第三方，第三方支付机构或其所属集团设立在中国境内或者境外的子公司、关联公司或附属机构。
第三方支付机构对于涉及战略管理、风险管理、内部审计、财务账务及其他有关信息科技核心竞争力的职能不得外包。
第三方支付机构外包管理的组织架构应包括董事会、高级管理层及外包管理团队
外包应急预案范围
外包服务商在服务中可能出现的重大缺失。尤其需要考虑外包服务商的重大资源损失，重大财务损失和重要人员的变动，以及外包协议的意外终止。主要负责外包管理应急方案的启动和决策；负责协调外部单位资源；审核应急方案和重大问题
财务外包方案怎么写
大多是代理记账 报税 工商注册 注销 变更 等方面的吧
外包服务管理应急预案
1、管理规范，提高用工安全。一方面，本公司负责托管人员的相关事务，并向其提供有关劳动方面的咨询，帮助维护其合法权益不受侵害。另一方面，本公司为企业提供相关政策的咨询并给出合理化建议，可以有效为企业规避用工风险。
2、成本低廉，提高企业效益。通过外包，可以为企业节省大量办公费用，降低企业软硬件资源支出，免去企业管理者相关人事管理流程中大量机械重复性的工作，使管理者能投入到其它能使企业有效增值的管理活动中。
财务外包服务应急方案范本大全
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